Diskussionsrunde Social Media Week Hamburg 2016: Wie, Wann und Wo Wollen Wir Arbeiten?

 

In der letzten Februarwoche saß ich gemeinam mit Svenja Teichmann, Chrisitane Brandes-Visbeck, Inga Höltmann, Andreas Kämmer und Mona Szyperski auf der Bühne um das Thema “New Work Environments” zu diskutieren. An dieser Stelle noch einmal einen ganz herzlichen Dank dafür, dass ich mit dabei sein durfte! Es war mir ein besonderes Vergnügen mit Euch!

Da ich ganz sicherlich nicht mehr alle Argumente zusammenstellen kann, die wir auf der Bühne besprochen haben, und auch niemandem falsche Meinungen in den Mund legen möchte, teile ich hier meine eigenen Gedanken zu den gestellten Fragen. Sozusagen rückblickend.

 

Wie haben sich Büros, Arbeitsplätze, Orte verändert, an denen wir arbeiten?

Aus der persönlichen Erfahrung kann ich sagen: mein Arbeitsplatz hat sich in den letzten 4 Jahren dramatisch verändert! War ich Ende 2011 festes Bestandteil eines ortsgebundenen Marketingteam mit Desktops und Festnetztelefonen, so wechselte ich 2014 in ein komplett virtuelles Team. Meine Chefin saß auf einmal in Mailand, ebenso der zweite Teamkollege und meine “Kunden”, sprich Marketing-Kollegen in den Ländern, saßen in 26 Ländern verteilt. Das hat meine Arbeitsweise dramatisch beeinflusst.

Zunächst einmal das Arbeiten an sich: vieles läuft per Email. Man kann nicht mehr aufstehen, zwei Büros weiter mit der Kollegin plauschen und dann mit einer Handvoll neuer Ideen und Rückmeldung wieder zur Tat schreiten. Es dauert manchmal ein bisschen länger, bis Entscheidungen getroffen werden, da andere Zeitzonen hier noch Verzögerungen einbringen. Zusätzlich habe ich komplett auf Skype for Business, Telefonkonferenzen und Videochat umgestellt. Auch in der Kommunikation mit den Ländern muss man sich anpassen: reicht eine Telefonkonferenz für alle, oder stelle ich gleich zwei oder drei Termine ein, die für alle Zeitzonen optimal sind? Wie das mit der Kommunikation in einem dezentralen Team klappt, dazu habe ich mir hier auch schon einmal Gedanken gemacht.

Zweitens musste ich mir zum Thema “Selbstmarketing” im Unternehmen mehr Gedanken machen. Wie schaffe ich es, dass die Kollegen in der Länderorganisation mich wahrnehmen? Wie kann ich sie (langsam) daran gewöhnen, dass ich anders arbeite (mobiler, flexiblere Zeiten, virtuell, mit anderen Tools)? Dazu zählten dann monatliche Calls, Präsentationen, Emails mit Erklärungen und Definitionen, Yammer Postings zu aktuellen Social Media Neuigkeiten und die private Vernetzung mit den Kollegen in Sozialen Netzwerken wie Twitter, Facebook und LinkedIn. Da sie mich nicht im Büro kennenlernen können, ist es wichtig auf andere Art und Weise eine persönliche Verbindung herzustellen.

Für mich war es auch sehr spannend, das mobile arbeiten selbst auszuprobieren. Da habe ich mal Urlaubstage überbrückt, in dem ich auf Mallorca gearbeitet habe. Laptop an, Wlan läuft – läuft. Die Kollegen haben den Unterschied nicht gemerkt, die Serviceleistung intern war ja die Gleiche! Oder ich habe mal zwei Tage in einem Coworkingspace in Düsseldorf gearbeitet, weil es mir im Büro während der Sommerferien zu einsam war. Wichtig ist immer: online präsenz zeigen und kommunizieren, dann funktioniert das auch besser in der virtuellen Zusammenarbeit. Und wenn man mal unterwegs ist, sollte man sich vorher Gedanken machen, wie das mit dem Wlan oder der mobilen Datenrate funktioniert.

 

Ohne welche technischen Hilfsmittel, Programme könnten wir nicht mehr arbeiten? Was sind Eure persönlichen Erfahrungen & Erkenntnisse – welche neuen Dinge habt Ihr ausprobiert? Hier ist meine Liste, die lässt sich aber unendlich ergänzen:   – Skype/ Lync und Hangouts für Videokonferenzen – Intercall (Telefonkonferenz) – Trello um Themen zu planen – Tomsplanner für die Projektübersicht im Team – Google Drive um gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten – WhatsApp für die schnelle Kommunikation Man darf ruhig neue Sachen ausprobieren, sollte aber trotz der ganzen Tools auch zum arbeiten kommen. Man kann sich ja wirklich tot-managen!  

 

Wie funktioniert Teamwork global, über Ländergrenzen und Zeitzonen hinweg? Welche Tools helfen in der Zusammenarbeit?

Das ist in der Tat ein spannendes aber auch schwieriges Thema. Da jeder Mensch unterschiedlich ist, gilt es hier herauszufinden, was gut funktioniert. Das erfordert Gedult und Zeit. Man sollte insbesondere in der Anfangszeit viel miteinander reden. Die Zusammenarbeit wird auch von verschiedenen Faktoren beeinflusst, die (ich wiederhole mich hier) für jedes Team anders sind: ist das virtuelle auf einen begrenzten Zeitraum beschränkt? Hat man vorher bereits als Team an einem Ort zusammengearbeitet? Sitzen alle Teammitglieder verstreut oder arbeitet nur eine Person an einem anderen Ort? Das sind alles Faktoren, die die Zusammenarbeit beeinflussen und bei denen es gilt anzusetzen, wenn man definieren muss wie die zukünftige “Teamwork” aussehen soll.

Für mich ist die Kommunikation das Wichtigste. Man muss wissen, wann die Kollegen erreichbar sind und ob sie Telefon, Chat, Email, Webkonferenz, Telefonkonferenz, Videokonferenz, Smartphone Messenger etc. bevorzugen. Ist man als einziges Teammitglied an einem Ort, dann ist man selbst gefordert, die Kommunikation aufrecht zu erhalten, sich zu melden und zu zeigen: hier bin ich, ich bin da, rede mit mir! Denn oftmals ist das alte Sprichwort der Fall: aus den Augen, aus dem Sinn!

  Was müssen Unternehmen leisten, um für Arbeitnehmer attraktiv zu bleiben? Es wird auch weiterhin traditionelle Arbeitskonzepte geben. Bestimmte Funktionen lassen sich meist nicht in der virtuellen Zusammenarbeit darstellen. Aber erstmal geht es darum, als Unternehmen gegenüber den neuen Konzepten offen zu sein. Das fängt bei ganz simplen Sachen an, wie zum Beispiel den Standort in einer Stellenausschreibung nicht begrenzen. Dann finde ich es wichtig, dass das Unternehmen offen und für sich definiert, wie man im Unternehmen zu den neuen Arbeitskonzepten steht. Das sollte für alle Mitarbeiter zugänglich und auch im Karrierebereich auf der Homepage für Bewerber sichtbar sein. Dann sind es noch die vielen kleinen Aspekte, wie in der Team-Zusammenarbeit. Muss man wirklich mit dem Vorgesetzten um einen HomeOffice Tag kämpfen? Sind Laptop und Handy selbstverständlich oder muss das erst lange beantragt und von 3 Vorgesetzten genehmigt werden? Wie kommuniziert man an HomeOffice Tagen? Leider ist die Frage so weitläufig, dass ich hier nicht auf alle Aspekte eingehen kann. Aus Personalmarketing-Sicht kann ich besonders den Punkt “Kommunikation für und mit Bewerbern” hervorheben: wer hier bereits hervorheben kann, wie arbeiten im Unternehmen funktioniert, welche Konzepte integriert sind und welche Angebote der Arbeitnehmer in Anspruch nehmen kann, der macht sich für Bewerber sicherlich attraktiver!

 

Was würdet Ihr Unternehmen raten, die hier noch ganz am Anfang stehen?

Es ist sicherlich wichtig, sich für neue Arbeitskonzepte zu öffnen und zu erörtern wo und wie sie sinnvoll im Unternehmen angewendet werden können. Ich kann nur kurz und knapp sagen: macht Euch auch Gedanken, wie Ihr Ängste nehmen könnt und wie Ihr es im Unternehmen schafft, dass keine Mauern zwischen “altem” und “neuem” arbeiten aufgebaut werden! Es soll ja keiner neidisch sein aus lauter Unverständnis 😉

 

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